賃貸の管理会社変更で起こりやすいトラブルとは？回避策とオーナー側の手続き

管理会社の対応に不満を感じたとき、「管理会社を変更したい」と考えるオーナーは多いでしょう。

結論から言うと、賃貸物件の管理会社は変更できます。

最初に管理会社の変更について以下の2つのポイントについて解説していきます。

• 管理会社を変更できるタイミング
• 管理会社を変更する手順や流れ

管理会社を変更できるタイミング

トラブルなく管理会社を変更するためには変更タイミングが重要です。

まずは、現在の管理会社の契約更新時期を確認してください。契約期間中の変更も可能ですが、違約金が発生するリスクがあります。違約金を支払わないようにするには、契約満了に合わせて更新しない旨を伝えるようにします。

契約期間中に解約する場合は、必ず「管理委託契約書」を確認してください。

管理委託契約書で確認するポイントは以下の通りです。

また、トラブルなく変更するためにも、賃貸業界の繁忙期である1〜3月は避けた方がよいでしょう。この時期は管理会社も多忙なため、引き継ぎがおろそかになる可能性があるからです。

関連記事：管理会社は変更できる？手順と注意点を賃貸オーナー向けに解説

管理会社を変更するときの流れ

管理会社を変更する際は以下の6つの流れに沿って、手続きを進めていきます。

1. 現在の管理会社の管理委託契約書を確認する
2. 新しい管理会社を探して選定する
3. 現在の管理会社へ解約する旨を通知する
4. 新しい管理会社と契約を締結する
5. 新旧の管理会社で管理業務の引き継ぎを行う
6. 入居者へ変更の通知をする

まずは、現在の管理会社との契約書を確認し、「解約予告期間」や「違約金」の有無といった重要事項を把握しましょう。同時に、現在の管理会社の何が不満なのかを洗い出しておくと、管理会社に求める優先順位の参考になります。

これらの流れを一つひとつ丁寧に進めていくことで、スムーズな管理会社の変更が可能になります。

物件の管理体制を強化するために管理会社を変更したものの、トラブルに遭遇したケースがあります。

そのため、よくある失敗事例を把握して対策を立てておきましょう。

高額な違約金の支払いが発生した

管理会社の変更で発生しやすいトラブルは「高額な違約金の請求」です。

一般的に、解約予告期間として「解約の○カ月前までに通知すること」などの定めが管理委託契約書に記載されています。

このルールを知らずに解約を通知すると、高額な違約金が発生する可能性があります。

管理委託料を見直すために管理会社の変更を検討している場合、違約金が発生すると想定外の出費となってしまいます。事前に契約内容を確認し、注意して進めましょう。

管理業務が正しく引き継がれていなかった

管理会社の変更によって発生するトラブルとして、「管理業務が正しく引き継がれていないこと」があります。

管理業務の引継ぎがうまくいかないと、入居者からの苦情が処理されないなど、オーナーだけでなく入居者にも大きな影響が出てしまうでしょう。

以下の点に注意して、漏れがないように引継ぎを行うことが大切です。

口頭でのやり取りはトラブルの原因になる可能性が高いため、必ず書面に残して新旧の管理会社が確認する場を設けてください。

家賃の振込先変更が入居者に伝わっていなかった

管理会社を変更することで起こるトラブルに、「家賃の振込先変更が入居者に通知されないこと」があります。

管理会社が変わると、家賃の振込先口座も変更しなければなりません。この口座変更の案内が入居者へ伝わっていないと、家賃の誤振込や未納といったトラブルにつながりかねません。

振込先変更が通知されていないと以下のトラブルが発生します。

• 支払方法の変更に気づかず、家賃支払いが滞る
• 旧管理会社の口座に家賃を振り込んでしまう

お金に関するトラブルが発生すると入居者も不信感を募らせてしまうので、口座変更は必ず伝えてください。管理会社が振り込み先の変更通知を行うのが一般的ですが、オーナー自身が通知方法を確認しておきましょう。

火災保険が未加入になっていた

管理会社の変更でよくあるトラブルは「火災保険の未加入」です。

旧管理会社が保険代理店の業務を兼ねていた場合、管理会社の変更にともなって、入居者が加入していた火災保険契約が切れてしまうケースがあります。

火災保険に加入していない「無保険状態」の期間が生じるため、万が一その期間中に火災や水漏れなどのトラブルが発生すると、本来であれば保険でカバーできたはずの修繕費用を自己負担する事態にもなりかねません。

入居者が支払えない場合、オーナーが費用を負担せざるを得ないため、必ず保険の契約状況を確認してください。必要に応じて入居者に加入を促しましょう。

最後に管理会社の変更でトラブルを防止するために意識すべきポイントを紹介します。

ポイントを押さえておけば、管理会社変更のリスクを最小限に抑えられます。1つずつ詳しく見ていきましょう。

契約書の内容を確認する

管理会社の変更によるトラブルを防ぐためには、まず管理委託契約書を丁寧に確認しましょう。

管理委託契約書とは、賃貸物件のオーナーが不動産管理会社に「管理業務」を任せるために交わす契約書のことです。業務範囲や責任、報酬が明記されています。

管理委託契約書には以下の内容が記載されているため、管理会社の変更を検討した際にまず初めに確認してください。

• 「〇カ月前までに通知する」という解約予告期間
• 途中解約時のペナルティに関する内容

契約書を確認せずに管理会社を変更すると、違約金が発生して思わぬ損失につながる可能性があります。

引き継ぎのスケジュールを確認する

管理会社の変更でトラブルに発展しやすいのが業務の引継ぎです。

新旧の管理会社で業務の引継ぎを行うことは、オーナーだけでなく入居者が安心して生活するためにも欠かせません。

目安となる引継ぎスケジュールとやるべきことを表にまとめたので、必ず確認してください。

特に、引き継ぎ期間中は管理業務が曖昧になりがちです。新旧管理会社がそれぞれにどこまで責任を負うのかを明確にしておくと、予期せぬトラブルを防止できます。

事前に入居者へ丁寧に説明する

管理会社が突然変更すると入居者に不安を与えてしまうでしょう。安心して住んでもらうには、事前の丁寧な説明が欠かせません。

事前説明の際は以下の点を伝えましょう。

• 変更の理由
• いつから変更するのか
• 変更先の管理会社の情報
• 入居者への影響
• 今後の連絡方法

管理会社変更の理由は、「サービス向上のため」や「管理体制強化のため」といった、入居者にとってメリットのある内容を伝えるようにしましょう。
また、家賃の振込口座が変更になると入居者側で手続きが必要になるため、漏れなく確実に伝えてください。書面での通知だけでなく、物件の掲示板を活用するなど複数の方法で通知すると伝達漏れを防げます。

信頼できる管理会社を選ぶ

管理会社の変更でトラブルが起きないようにするために最も重要なのは、信頼できる管理会社を選定することです。

たとえば、管理委託料だけで決めてしまうと、管理の質に不満を感じてしまい、すぐに別の管理会社に変更することになるかもしれません。

トラブルを起こしにくい管理会社を見つけるには、以下の点に注目するとよいでしょう。

• 空室対策の実績と提案力
• 入居者対応の質とスピード
• オーナーへの報告・連絡・相談
• 第三者の評価（口コミ）を確認

また、複数の管理会社から提案を聞いてから、委託先を決めることも重要です。管理会社の提案力はもちろん、担当者の人柄や対応力も含めて、安心して資産を任せられる相手かどうかを慎重に判断しましょう。

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